No Importante, No Urgente

Hoy vamos a intentar ayudar a Damián (si ese es su verdadero nombre, al ser un personaje inventado es difícil saberlo) con su gestión de tiempo y tareas.

Damián ha asistido al curso de gestión de tiempo que organizó su empresa y ha leído algo del tema en internet.

En el curso le mostraron la utilidad de la matriz ‘Importante/Urgente’, ésta:

Matriz Importante/Urgente

Matriz Importante-Urgente (@Óscar Longares)

Todas las tareas, le dijeron, han de clasificarse en uno de estos cuatro cuadrantes. Los cuadrantes muestran la prioridad que hay que darle a una tarea en concreto de forma que primero deben llevarse a cabo las tareas que son importantes y urgentes, actuando de inmediato sobre ellas, después la prioridad pasa a las importantes pero no urgentes, que son las que aportan valor real a la empresa y que hay que planificar. En tercer lugar a las urgentes pero no importantes Estas normalmente vienen de tareas importantes de otros y, siempre que sea posible, hemos de delegarlas.

Las tareas en el cuarto cuadrante, las que no son ni importantes ni urgentes, deben desecharse y no dedicarles tiempo porque “si no son importantes ni urgentes, ¿Para qué dedicarles tiempo?”.

Damián pensó que esta herramienta le funcionaría muy bien y durante un tiempo fue así. Luego surgieron algunos problemillas. Damián se dio cuenta que las tareas no importantes y no urgentes, pero que son necesarias en todo tipo de trabajos se acumulaban en forma de papeles encima de su escritorio y en forma de comentarios y preguntas de sus colaboradores.

¿Qué hacer con estas tareas ‘no importantes / no urgentes’ pero necesarias?

Damián preguntó a amigos y colegas, pero nadie le dio una respuesta clara. Este es un resumen de las respuestas que le dieron:

  • “Delega esas tareas”.
  • “Engloba esas tareas en bloques de forma que le cueste menos llevarlas a cabo y cambia su prioridad a ‘importante/no urgente’”.
  • “Dedica los primeros diez minutos de su día, o los diez últimos, a hacer las tareas que no son ni importantes ni urgentes: te servirán para coger el ritmo de trabajo a primera hora del día o para relajarte al final de la jornada”.
  • “Planifica un tiempo semanal o mensual para estas tareas”.
  • “Deja las tareas pendientes hasta que pasen a ser o importantes o urgentes y entonces le das la prioridad que necesiten”.

Todos ellos tienen parte de razón aunque la última de ellas seguramente indicaría que es el tiempo el que gestiona a Damián y no al revés. La respuesta es, como casi siempre, depende. Depende del tipo de trabajo que tengamos, depende de las tareas, del tiempo disponible, etc. Cada persona tendrá que ver qué opción es la más conveniente en cada momento.

En el curso de gestión de tiempo enseñaron bien a Damián, las tareas en este cuadrante hay que desecharlas, pero el consejo de sus amigos fue el tener cuidado. No siempre a ‘muerto el perro, muerta la rabia’. Sólo buscando la causa raíz de esas tareas y solucionándola podremos dedicar nuestro tiempo a las tareas más relevantes.

Seguramente Damián, fiel seguidor de este blog, ya lo tendrá en cuenta a partir de ahora. Incluso lo aplicará en su vida personal. Te invito a probar esta herramienta ‘Importante/Urgente’ en su vida diaria durante una semana y me dices.

2 Comentarios

  • Oscar Longares

    Gracias Meli,

    Aunque la pura teoría dice que esas tareas no deben hacerse yo no estoy demasiado de acuerdo. Hay muchas cosas que no son ni importantes ni urgentes pero sí necesarias… Algunas cuestan más y otras menos de hacer, pero siempre se encuentra un alivio, aunque sea mental, cuando las realizamos y las damos por zanjadas.

    Gracias por tu comentario.

Participa en la conversación

Uso de cookies

La ley española me obliga a decirte que este sitio web utiliza cookies que ayudan a una mejor experiencia de usuario. Si continúas navegando estás aceptando el uso de las mencionadas cookies así como nuestra política al respecto. Sí, quiero