“Ese No Es Mi Trabajo”

Esta una de las frases que más he escuchado en mi vida laboral reciente y quería reflexionar en voz alta acerca de ella.

En toda empresa existe una jerarquía de posiciones (siempre hablando de empresas convencionales, claro) en la que cada puesto tiene sus funciones atribuidas. La retribución de cada persona viene, además, normalmente marcada por esas funciones.

Siempre existen tareas, la mayoría de ellas desagradables y sin mucha relevancia, que no tienen un responsable asignado.

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“No es mi Trabajo” (@rllayman, flickr)

¿Qué hacer con esas tareas que no están descritas en ningún perfil de posición pero que son necesarias para la buena gestión diaria de la empresa?

Prácticas comunes = Errores comunes

  • ”Delegar” estas tareas a la persona que menos va a protestar.

De esta forma nos evitamos conflictos, o al menos eso parece en un primer momento. Los problemas vienen cuando esa persona decide no hacer esas tareas para las que no le pagan y opta, además, por no anunciarlo… la cosa puede complicarse.

  • Utilizar a la persona de menor rango posible o la que más barata resulte para la empresa.

Estas personas no tienen, a menudo, la formación ni el acceso a los recursos necesarios para realizar la tarea por lo que al final lo barato acaba siendo caro o la tarea no se realiza correctamente.

  • Proponer a la persona de confianza para esas tareas.

Con eso nos aseguramos de que la tarea ha sido llevada a cabo, pero esa persona puede sentir que la manera de premiar su buen hacer es esta asignación de trabajos que nadie más quiere hacer. Puede llevar a la desmotivación del empleado.

  • Asignarla al primero que pasa por ahí.

Ustedes ya saben a lo que me refiero…

Estudiemos el tema…

Estas situaciones se dan en tres casos principalmente cuando:

  • La descripción de puesto no está clara, no está bien definida o, sencillamente, no existe.
  • Las circunstancias crean tareas no previstas.
  • Una persona no hace el trabajo que se supone debe hacer y el mismo es absorbido por sus compañeros.

En el primer caso han de modificarse las definiciones de puesto, redefiniendo roles y repartiendo esas tareas. Es un tema de gestión de personas y tareas. Habrá que tener en cuenta que más responsabilidad debería reflejarse en la remuneración o en otros incentivos a pactar entre los interesados. Parece justo, ¿no?

En el segundo debería dejarse a la discreción de la persona al cargo, siempre bajo la premisa de que es una tarea puntual. Esta persona debe asegurarse de que tales circunstancias no se den de nuevo utilizando los recursos necesarios.

El tercero tiene alguna otra implicación más, por la cultura que eso indica y los sentimientos de frustración que provoca en las personas que realizan las tareas.

Importante

También importante será el no sobresaturar de trabajo una posición en concreto y el que cada persona desarrolle actividades dentro del rango de sus competencias y habilidades o plantear formación en caso contrario.

Descartadas quedan entonces las actividades que desmotiven a los trabajadores (dentro de lo posible). Aprovecharemos la circunstancia para delegar en personas en las que normalmente recaen tareas muy repetitivas y que vean en la actividad una forma de motivación.

¿A quién delegaremos estas tareas entonces?

Estas tareas deberán realizarlas:

  • Si es debido a un error anterior: la persona o el departamento del que partió el error.

Esto cumple dos funciones: muestra las consecuencias de nuestros actos y ofrece la oportunidad de enmendar el error.

  • Si es una mejora: la persona que propuso la mejora.

A veces, por su complejidad técnica o cualquier otra circunstancia, esto no será posible. Por lo menos, la persona de la que partió la idea deberá participar en el proceso de alguna forma, bien formando parte del equipo de implementación o, al menos, teniendo en cuenta su opinión a la hora de abordar la tarea. Esto tiene como objetivo el motivar a las personas hacia la mejora.

  • Si es una circunstancia puntual: Se podrá optar por la opción de utilizar la persona de menor rango o lo que suponga menor coste para la compañía.

Habrá que dotarle de medios e independencia para poder realizarlo, ofrecer ayuda si es necesaria y explicar de forma concisa el objetivo final de esa tarea. Siempre habría que elegir a alguien que tenga la capacidad de realizar la tarea de forma que no vuelva a repetirse en el tiempo.

  • Si es un trabajo puntual: Personal subcontratado.

Se ve muy claro cuando es el caso de unos pintores o un diseñador gráfico para actualizar nuestro logo… pero un agente de servicio al cliente por horas o un director de recursos humanos son ejemplos muy comunes hoy en día.

  • Si una persona no realiza bien su trabajo: será esa persona la que asuma la responsabilidad.
  • Habrá que considerar, si fuera necesario, el formar a esa persona en la tarea en concreto.

 

Actualización:

Pasado un tiempo, la frase sigue repitiéndose. ¿Es posible que en algunas organizaciones esto sea un mal endémico? Yo apuntaría más bien a la forma de diriguir las empresas por parte de los comités de dirección, pero eso para otro día…

Modificado el 12 de septiembre de 2016

6 Comentarios

  • Todo lo dicho tienes razón pero todo el objetivo de una empresa es el oee: piezas producidas /tiempo de línea efectivo . Todos los demás ratios que lo componen muy bonitos (calidad mantenimiento smed ) gracias a esos comemos los ingenieros. Pero lo importante productividad y calma laboral únicos objetivos a tener en cuenta y por los que se valora a un director de fabricacion.

  • eduardo

    Muy buen articulo y como comentas si asemos una descripcion mas apropiada de los puestos de trabajo pudieramos evitarnos muchos de estos comentarios, pero tambien creo q seria bueno un mayor fomento al trabajo en equipo dado que si las funciones que nadie quiere aser se pudieran repartir y que todos trabajaramos en esas cosas tan irreelevantes pero nocesarias

    saludos

    • Gracias Eduardo por tu comentario.

      Uno de los mayores problemas que se tiene en la definición de puestos de trabajo es que no se tienen aprendidas las lecciones anteriores dentro de las empresas y no hay un sistema flexible que permita la constante actualización de los roles de sus empleados.

      Si las funciones estuvieran bien definidas todo el mundo trabajaría en el segundo cuadrante.

      Saludos,

      Oscar

  • José

    Qué tal Oscar?
    Creo que ha sido un gran acierto el tema de tu artículo y te felicito por ello.
    No solamente hoy en día las responsabilidades de cada uno se limitan a las que aparecen escritas en un papel con las funciones de cada puesto y que algunos sacan y enseñan orgullosos para no hacer nada más que lo justo, sino que, además la segunda frase más pronunciada es la de “a mi no me pagan por ello”.
    Es decir, “págame si quieres que haga algo más”.
    Qué difícil es que la gente se implique en el bien común y no sólo en el suyo propio.
    – Es que yo quiero que me suban de categoría
    – Pues trabaja como si estuvieras en una categoría superior
    – ¿¡Y si luego no me suben!?
    Creo que al final de ese papelito que define las funciones habrá que poner la coletilla “y todo aquello que sea beneficioso para todos”.
    Las empresas necesitan personas proactivas a todos los niveles. Personas que no quieran estarse quietas (todo esto en el sentido de inquietud, claro). Personas que aporten su granito de arena en mejorar el rendimiento, la comodidad en el puesto, el ambiente de trabajo, etc. Y eso, amigo Oscar, ¡es responsabilidad de todos!
    Sí que el trabajo en equipo me parece fundamental haciendo que todo el mundo se sienta pieza clave e importante de ese grupo. Y que la labor de ese grupo esté encaminada a un todo que es la empresa y no sólo a ese grupo en cuestión, porque sino estaríamos como al principio.
    Voy a poner un ejemplo que me pasó hace 15 días para demostrar que este tema ocurre a todos los niveles:
    Paseaba mi jefe por la empresa cuando observó que uno de los productos que fabricamos estaba en el suelo de uno de los pasillo impidiendo el paso normal y pudiendo ser un riesgo para la seguridad. En esos momentos yo estaba en el mismo pasillo iendo hacia él pero a una distancia todavía lejana por lo que pude observarle.
    Se quedó unos segundos mirando ese producto, pensé que lo recojería, y sin embargo fue en busca del jefe de equipo para decirle lo que había visto.
    En ese momento el jefe de equipo estaba ocupado hablando por teléfono por lo que no podía atenderle. En ese mismo instante mi jefe se giró y volvió a quedarse mirando el producto en el suelo a una distancia mayor. ¿Qué puñetas estaría pensando? ¿Si el recogerlo eran o no sus funciones? ¿El qué pensarían los operarios si le vieran recogerlo?
    Pensando estaba mi jefe cuando llegué a la altura del objeto en el suelo. Así que lo cogí (pese a no estar en mis funciones) y se lo entregué al operario encargado de ese producto advirtiéndole que lo había recogido del suelo para que en un futuro tuviera la precaución de que no se cayera de nuevo.
    Al volver a ver al gerente comprobé que me estaba observando con cara todavía de más asombro. ¿Pensó que tal vez eso mismo lo podría haber hecho él? Espero que sí.
    Perdón por lo extenso de mi comentario, para ser el primero me he alargado un poco pero la verdad es que este tema da mucho juego.
    Felicidades por el blog.
    Un saludo.

    • Oscar Longares

      Muchas gracias José por tu comentario,

      Sí que es verdad que esto ocurre cada día en todas las empresas, todavía no se tiene el concepto de trabajo en equipo del que hablaba en “El miembro más importante del equipo” y es una pena porque podría mejorar mucho y muy rápidamente los puestos de trabajo y la satisfacción personal a todos los niveles.

      Me reservo otra idea para un futuro artículo relacionado con esto, el sistema de retribuciones en las empresas, ya no sólo el monetario sino el de motivación… otro tema del que se podría tener un blog temático.

      Un cordial saludo

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