5S: la Forma Japonesa de Hacer las Cosas

5S, como alguno sabréis, es una filosofía de trabajo que pone énfasis en el orden y la limpieza. ¡Ojo!, es una filosofía, una forma de enterder la manera en la que se trabaja, no una herramienta.

La filosofía 5S se llama así porque la metodología para implementarla consiste en cinco pasos cuyos nombres empiezan por “S” (tanto en japonés como en inglés), estas son:

  • 1. Clasificación: Se elimina del sitio de trabajo todo lo que no se utilice o no tenga ninguna utilidad.
  • 2. Orden: Se organiza el espacio de forma lógica y pensando en la eficiencia.
  • 3. Limpieza: Limpiar exhaustivamente el lugar de trabajo, el objetivo es mantener el espacio de trabajo limpio en todo momento. Va más enfocado a no manchar que a la tarea de limpiar.
  • 4. Estandarización: Crear metodologías para mantener el estado anterior de orden y limpieza.
  • 5. Disciplina: Hacer que todo esto perdure en el tiempo.
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Círculo de 5S (@Óscar Longares)

Las 5S es una filosofía enfocada a la mejora de procesos y del ambiente de trabajo, lo que conlleva un aumento de la calidad, entre otras muchas cosas. Es válida para todos los ambientes de trabajo: taller, oficina, informático, etc… Existe una Sexta “S” que es la Sensibilización, que es una ampliación de la filosofía y de la que hablaremos en otro momento.

¿Por qué hablo hoy de las 5S?

Simplemente en la empresa en la que trabajo está en una primera fase de implementación pero, como casi siempre, las cosas no se han hecho bien. Les cuento mi experiencia en la primera reunión que se ha tenido en la planta de para personal no directivo.

Cosas que se han hecho bien:

  • . La formación la ha dado un especialista en el tema. Su tono ha sido muy correcto y la forma de explicar, amena.
  • . Ha tenido una pequeña parte teórica y una parte práctica además de un paseo por zonas dónde las dos primeras “eses” ya han sido implementadas como ejemplo.
  • . El material proporcionado ha sido correcto en cuanto a extensión y contenido, con muchas imágenes que han mejorad la comprensión.
  • . Convocar a todos los departamentos a la reunión.
  • . Señalar que era importante para los clientes ya que aumentaba la calidad.
  • . El horario ha sido el adecuado: ni al principio de la jornada, cuando los jefes de equipo han de organizar las tareas, ni al final, cuando más urgencias hay.
  • . La formación se ha hecho en la planta y no en una sala de reuniones, de esta forma se ha podido realizar la parte práctica en el entorno real.
  • . Longitud adecuada en el tiempo, no hubo tiempos muertos ni interrupciones.

Cosas que no se han hecho bien:

  • . El formador no hablaba español, por lo que los encargados de planta hemos tenido que traducir, frase por frase, toda la formación (unos 80 minutos).
  • . De los dos dossiers entregados uno de ellos era en inglés, por lo que no es útil para las personas que lo han recibido, ninguna sabe leer inglés.
  • . No hubo ninguna explicación de las ventajas que tiene esta filosofía de trabajo excepto que aumentaba la calidad, y se ha hecho de una forma bastante pobre.
  • . Se ha “justificado” la implementación como algo que querían los clientes y no como un convencimiento interno de la compañía para mejorar día a día y hacer el trabajo de sus empleados más cómodo y agradable.
  • . Falta de información de cómo se desarrollará, de dónde iba a salir en tiempo para hacerlo (los jefes de equipo ya tienen una carga de trabajo importante).
  • . Nula indicación de qué recursos se iban a destinar y cómo iban éstos a ponerse a la disposición de los jefes de equipo: nuevos materiales, utensilios de limpieza, etc.
  • . No se ha designado un responsable ni una persona de contacto a la que preguntar dudas.
  • . Sólo se ha reunido a los jefes de equipo y no a todo el personal.
  • . Tras varias veces de tentativas de implementar 5S por anteriores directivas no ha sido posible convencer a los asistentes a la reunión de que esta vez 5S ha venido para quedarse. Las experiencias pasadas llevan a la desmotivación del equipo.

Bueno, seguro que hay alguna más pero no es mi intención la de establecer una lista exhaustiva sino la de señalar los puntos más importantes.

¿Estamos preparados?

En este caso 5S va más allá de la herramienta, como ocurre con otras cosas en los negocios: es una manera de ver las cosas, casi una filosofía de vida para los japoneses.

Y es que este artículo no va de las 5S sino de la manera de ver el mundo, de querer hacer las cosas bien, de un país que quedó totalmente destruido después de la Segunda Guerra Mundial y que ahora es una de las potencias mundiales.

¿Cómo fue esto posible? Haciendo las cosas bien. Dando responsabilidad a todos los equipos de trabajo. Cualquier operario puede parar una línea sabiendo que será premiado por detectar un fallo, cualquiera puede proponer una mejora sin miedo a que le digan “no se te paga por pensar”, etc.

Desconozco la cultura empresarial en Latinoamérica pero aquí en España son cosas que todavía resultan difíciles de asimilar.

Y es que no aprendemos que la gente tiene sentimientos, que no son máquinas, que hay que involucrarlas en el proyecto a largo plazo de la empresa, que hay que tener en cuenta su opinión, sólo así se consigue una implicación total y una mejora obvia en las condiciones de trabajo.

Modificado el 3 de diciembre de 2016

3 Comentarios

  • Oscar Longares

    José Manuel, por alguna razón tu comentario no llegó a mi inbox y he tardado tanto tiempo en verla.

    Nunca deberíamos subestimar el poder de una dirección con los objetivos claros y con ganas de conseguir cosas. Alguien dijo una vez que no hay viento favorable para la nave que no sabe donde se dirige.

    Gracias por tu aportación, sí que existen esas 9 S como nombras, leí hace mucho tiempo de su existencia pero, para mi gusto, es más de lo mismo, yo las incluyo en estandarización y disciplina a todas ellas, como tú ya apuntas.

    La filosofía no necesita más S'es, la metodología es clara, todo lo demás (incluida seguramente hasta la 6ª S que yo indiqué) es complicar la vida. Las empresas necesitan herramientas sencillas y de fácil aplicación.

    Gracias por tu aportación Jose Manuel.

  • José Manuel

    Hola Oscar:

    Imagino que tus problemas médicos han resultado satisfactorios.

    Respecto al post estoy completamente de acuerdo contigo. Para tener éxito en la implantación de una nueva metodología hay que empezar precisamente por lo que apuntas que se ha hecho mal, ya que sin un compromiso por parte de la dirección y una inadecuada información a todas las personas implicadas siempre fracasará cualquier intento de implementar una nueva metodología, por muy buena que sea la formación impartida.

    Añadiendo algo más a tu post, indicas que existe una sexta S, pues bien ya hay algún “gurú” que llega a las nueve S’s, las cuatro adicionales son las siguientes:

    Constancia: Lucha por alcazar el objetivo.
    Compromiso: Ser congruente con lo que se predica.
    Coordinación: Los equipos deben tener métodos de trabajo, de coordinación y un plan para no dejar nada al azar.
    Sincronización: Procedimientos de trabajo que lo estandarizan.
    Este último se observa que coincide con la 4ªS.

    Con todo esto no estoy quitando importancia a tu sexta S, al contrario, por lo que dejas entrever es lo más importante para que tenga éxito la implantación de una metodología 5S. Espero a que hables de ella.

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